In der Folge zu meiner Jahresplanung hatte ich ja schon angekündigt, dass ich dieses Jahr mit Abteilungen arbeite und meine Zeit noch mal anders tracke und auswerte. Ich tracke seit dem zweiten Jahr meiner Selbstständigkeit meine Zeit mit Toggl, einem kostenlosen Tool für Zeiterfassung. Ich habe nämlich so viele, ich nenne es mal so, gefühlte Wahrheiten über meinen Arbeitsalltag. Genau deshalb brauche ich Zahlen, wenn ich ehrlich wissen will, wo meine Zeit hingeht, wofür ich sie einsetze und womit ich sie verbringe.
Ich kenne das noch aus dem Angestelltenverhältnis, dass Zeittracking oder Zeiterfassung schnell nach Kontrolle oder Bürokratie klingt. Für mich ist es inzwischen aber wirklich entscheidend, um Prozesse zu optimieren oder bestehende Arbeitsabläufe zu hinterfragen. Ich erkenne dadurch möglichst schnell, wenn irgendetwas meine Zeit sinnlos auffrisst oder zu viel Zeit in Anspruch nimmt für zu wenig Ergebnis. Toggl sorgt am Ende dafür, dass ich nicht raten muss, was mit meiner Zeit passiert. Ich sehe, was ich wirklich mache, und ich sehe auch, was ich nur denke zu machen.
Ich sehe, was wie viel Zeit braucht, und ich sehe auch, was wie viel Zeit frisst. Ich sehe sogar, was überraschend wenig Zeit braucht und was ich komplett unterschätzt habe. Solche Dinge werden sichtbar, und genau das ist für mich wichtig. Vor allem zeigt es mir auch eine harte Wahrheit, die ich erst nicht wissen wollte. Ich frage mich nämlich endlich ehrlich, wie es sein kann, dass ich an manchen Tagen zehn Stunden im Büro bin und in Toggl nur sechs Stunden tatsächliche Arbeitszeit erfasst wurden.
Manchmal bin ich wirklich überrascht. Ich denke dann, ich habe den ganzen Tag gearbeitet, schaue in Toggl und dort stehen vier Stunden. Das passiert regelmäßig, und darin will ich in 2026 besser werden. Eines meiner großen Ziele ist, dass meine Arbeitszeit und die Zeit, in der ich tatsächlich gearbeitet habe, möglichst deckungsgleich sind. Genau dafür brauche ich eine viel klarere Struktur.
Warum eine To do Liste nicht ausreicht
Um einzelne Aufgaben, die ich bei Kunst & Brot mache, konkret erfassen und verschiedenen Businessbereichen zuordnen zu können, brauche ich im Vorfeld eine sehr konkrete Definition aller Aufgaben. Ich brauche auch eine Art Zuordnung für diese Aufgaben. Was sind das für Aufgaben, bringen sie Umsatz, sorgen sie für Sichtbarkeit oder sind sie überwiegend organisatorisch? Genau dadurch sehe ich, was mir viel Zeit frisst.
Am Ende sind diese Fragen entscheidend dafür, ob mein Business wirtschaftlich gut läuft oder ob ich mich ganz fleißig beschäftigt halte, ohne dass dabei Ergebnisse entstehen, die auch auf meinem Bankkonto sichtbar werden. Deshalb habe ich für 2026 eine neue Struktur aufgebaut, oder genauer gesagt die alte Struktur optimiert und verfeinert. Ich arbeite jetzt mit Abteilungen. Bei Kunst & Brot gibt es jetzt Teams.
Das heißt, Kunst & Brot funktioniert jetzt wie eine normale Firma mit zugehörigen Teams. Nur dass ich eben in all diesen Teams arbeite. Sobald ich mir klarmache, dass ich als eine Person gleichzeitig Kundenservice, Marketing, Produktentwicklung, Geschäftsführung, Personalabteilung und so weiter bin, fällt es mir leichter, das alles ernst zu nehmen. Ich nehme dadurch meine Zeit ernster und behandle sie nicht so, als wäre sie unendlich.
Diese Perspektive hat mir wirklich geholfen. Sie zeigt mir auch, warum ich mich manchmal so fühle, als hätte ich fünf Jobs gleichzeitig. Es sind eben auch fünf Jobs gleichzeitig. Bei Kunst & Brot gibt es jetzt also diese Teams und Abteilungen, und jedes Team hat wie in jeder Firma klar definierte Aufgaben. Ich kenne das noch von früher, weil ich in Unternehmen zum Beispiel Vertriebsteams aufgebaut habe und es gewohnt bin, Abteilungen zu entwickeln, Aufgaben zuzuordnen und neue Bereiche aus dem Boden zu stampfen, wenn irgendwo ein Loch war.
Aufgaben haben nicht nur einen Namen, sie haben auch einen Zweck
Eine normale To do Liste sagt mir, was ich heute oder diese Woche für Aufgaben habe. Sie sagt mir auch, was ich alles erledigen sollte. Sie sagt mir aber nicht, was das für meine Selbstständigkeit und mein Business eigentlich bedeutet. Podcast aufnehmen ist eine Aufgabe auf der To do Liste. In Wirklichkeit ist es aber eine Marketingaufgabe, eine Contentaufgabe, Sichtbarkeit und Markenaufbau.
E Mails beantworten ist ebenfalls nur eine Aufgabe auf der To do Liste. Gleichzeitig ist es Kundenbindung, Kundenservice und Vertrauensaufbau. Buchhaltung ist auch nur ein Punkt auf einer Liste. Tatsächlich ist sie aber eine Voraussetzung dafür, dass ich wirtschaftlich denken und kalkulieren kann. Ich brauche also nicht nur Aufgaben auf einer Liste, ich brauche Kategorien für diese Aufgaben und klare Abteilungen, die diese Aufgaben übernehmen.
Im Alltag habe ich oft das Gefühl, ich mache einfach alles Mögliche. In Wirklichkeit mache ich die ganze Zeit Abteilungswechsel. Ich arbeite an einem Tag in sieben verschiedenen Abteilungen. Mit der Zuordnung all meiner Aufgaben und To dos, die ich in den letzten zwei Jahren gesammelt habe und die ich bei Kunst & Brot so mache, sehe ich nicht nur, was ich tue. Ich sehe auch, wofür ich es tue und was es in meiner Selbstständigkeit bewirkt.
Alle Aufgaben haben einen Zweck, und sie gehören einer Abteilung. In Toggl habe ich das für 2026 so umgesetzt, dass diese verschiedenen Abteilungen als Projekte angelegt sind. Ich glaube, es sind sieben verschiedene Teams, also sieben verschiedene Projects. Dazu habe ich dann die Aufgaben, die die jeweilige Abteilung übernimmt, als Tasks angelegt. Das Project Marketing und Social Media enthält zum Beispiel Tasks wie Stories aufnehmen, Podcastfolge vorbereiten oder Reels aufnehmen.
Mein System in Toggl und die Zeitbudgets pro Abteilung
Zusätzlich habe ich Tags vergeben, um zu erkennen, worauf eine Aufgabe einzahlt. Bei den eben genannten Beispielen wäre das zum Beispiel Content. Außerdem habe ich eine Zielvorgabe an Prozent der Arbeitszeit pro Woche für jede Abteilung festgelegt. Ich habe also so etwas wie ein Zeitbudget pro Abteilung definiert. Das hilft mir sehr, weil ich mich manchmal in einzelnen Bereichen verliere.
Jetzt kann ich mich an diesen Zeitbudgets orientieren. Wenn ich weit darüber liege, weiß ich, dass ich etwas entscheiden oder verändern muss. Wenn ich weit darunter liege, merke ich, dass hier vermutlich ein Fokus gefehlt hat. Wenn zu viel Zeit in Organisatorisches fließt, fehlt sie mir vielleicht beim Umsatzgenerieren. Wenn zu viel Zeit in Content oder Marketing fließt, fehlt sie vielleicht bei der Produktentwicklung.
Wenn ich zu wenig Zeit in Sales stecke, kann es sein, dass alles andere zwar super schön aussieht, aber irgendwie kein Geld mehr da ist. Ich wollte also ein System, das sichtbar macht, wo meine Zeit hinfließt. Ich will erkennen, ob das zu dem passt, was ich eigentlich will, zu meinen Umsatzzielen und auch zu meinem gewünschten Arbeitsalltag. Ich will das schnell steuern können. Dafür haben diese Abteilungen in meiner Planung für 2026 konkrete Zielvorgaben bekommen.
Diese Verteilung sieht so aus: Key Account Management und Customer Relations sollen vier Prozent meiner Zeit bekommen. Das Team Operations, also Office, Finance und HR, bekommt fünf Prozent. Marketing und Social Media bekommt 22 Prozent, Sales neun Prozent, Geschäftsführung und Strategie zehn Prozent, Produktentwicklung 18 Prozent und Leistungserbringung 32 Prozent. Diese Zahlen sind mein Versuch, mein Business so zu strukturieren, dass ich einen Arbeitsalltag habe, der mir gefällt, eine Woche, die mir gefällt, und gleichzeitig den Umsatz mache, den ich brauche.
Warum Leistungserbringung den größten Block bekommt
Deshalb ist die Abteilung Leistungserbringung auch mit dem größten Block eingeplant. Dort passiert das, was von Kundinnen wirklich gebucht wurde, was von mir geliefert wird und was andere erleben oder bekommen, wenn sie mit Kunst & Brot zusammenarbeiten. Marketing bekommt ebenfalls einen großen Anteil, weil Sichtbarkeit bei mir entscheidend für mein Business ist und oft direkt zu Umsatz führt. Operations bleibt eher klein mit fünf Prozent der Arbeitszeit. Organisatorisches ist wichtig, aber es sollte nicht mein Hauptjob sein.
Sales liegt bei knapp zehn Prozent, also bei neun Prozent. Das ist vergleichsweise wenig, weil ich merke, dass bei mir schon vieles über Content und Community kommt. Trotzdem ist proaktiver Sales natürlich wichtig und darf nicht in der Versenkung verschwinden. Jetzt schauen wir uns diese verschiedenen Abteilungen einmal genauer an.
Abteilung 1: Key Account Management und Customer Relations
Key Account Management und Customer Relations klingt vielleicht ein bisschen nach Konzernsprache. In meinem Alltag ist es aber einfach alles, was Beziehung pflegt. Dazu gehören Aufgaben wie E Mails beantworten, Instagram Nachrichten beantworten, Instagram Kommentare beantworten und die Pflege meines CRM Systems. Auch alles rund um den Artist Business Club fällt da rein, also Mitgliederbetreuung und E Mail Kommunikation mit den Mitgliedern.
Das Ziel ist, vier Prozent meiner Arbeitszeit pro Woche für diese Aufgaben zu verwenden. Diese Abteilung ist mit Absicht eher klein eingeplant, weil ich gemerkt habe, dass sie sonst sehr schnell sehr groß wird. Kommunikation liebe ich und sie liegt mir. Gleichzeitig ist sie für mich auch ein schwarzes Loch, wenn ich mir dort keine Grenze setze. Es ist eine Abteilung, die oft unterschätzt wird, weil sie nicht direkt nach Umsatz aussieht.
Für mich passieren aber genau hier die Dinge, die Umsatz überhaupt ermöglichen. Vertrauen entsteht eben dadurch, dass ich einen Fokus auf persönliche Kontakte lege. In Vorbereitung auf diese Folge habe ich mir den Januar 2026 bereits ausgewertet, damit ich einen ersten Überblick habe. Dieser Abgleich zwischen dem, was ich mir überlegt habe, und der Realität ist sehr interessant. Toggl zeigt mir in der Januar-Auswertung, dass Key Account Management und Customer Relations bei 8,15 Prozent meiner Zeit lag, also deutlich über dem Ziel von vier Prozent.
Was die erste Auswertung direkt sichtbar macht
Das ist dann so ein Moment, in dem ich mich frage, woran es liegt. Vielleicht gab es besonders viele Anfragen. Vielleicht habe ich zu lange für E Mails gebraucht. Vielleicht brauche ich bessere Vorlagen oder mehr Automatisierung. Vielleicht brauche ich klarere Zeitfenster für Kommunikation. Genau dafür ist diese ganze Idee da.
Wenn ich mir das dann im Detail anschaue, sehe ich auch, dass allein E Mails beantworten im Januar schon über vier Prozent der Gesamtzeit in Anspruch genommen hat. Ganz wichtig ist dabei: Hier sind die E Mails im Rahmen meiner 1 zu 1 Begleitung nicht enthalten. Diese gehören in die Leistungserbringung, weil dort Menschen gebucht haben, von mir per E Mail beraten zu werden. Es geht hier also um allgemeine E Mails. Dann denke ich direkt, wie kann ich das verbessern?
Vielleicht brauche ich an manchen Tagen mein Postfach gar nicht. Vielleicht muss ich es nicht jeden Tag öffnen oder nicht jeden Tag E Mails beantworten. Solche Fragen entstehen genau an dieser Stelle. Für mich ist das ein guter Indikator, weil ich sehe: Im Januar ist deutlich mehr Zeit hineingeflossen als geplant. Was ich daraus mache, liegt dann bei mir. Erst einmal ist es aber eine sehr spannende Erkenntnis.
Abteilung 2: Operations
Die zweite Abteilung ist Operations, also Office Management, Finance und HR, gewissermaßen die Personalabteilung. Operations ist dieser Bereich, den viele in der Selbstständigkeit vermutlich mit läuft halt nebenbei beschreiben würden. In Wahrheit ist das aber natürlich viel Arbeit. Ohne Operations läuft in einem Business nichts. Dazu gehören bei mir Kalkulation und Finanzplanung, aber auch ganz banale Dinge wie Atelier aufräumen und putzen.
Auch die ganze Organisation rund um das Atelier gehört dazu, also zum Beispiel die Kommunikation mit dem Vermieter. Materialorganisation und Beschaffung fallen ebenfalls darunter, etwa Büromaterial bestellen. Buchhaltung ist ein großer Block. Dazu kommen die monatliche Ausgabenübersicht, Rechnungen schreiben, Gehaltsabrechnungen machen und Personalthemen klären. In diesen Aufgaben kann ich immer noch etwas sortieren, verbessern oder optimieren, und genau deshalb fühlen sie sich schnell sehr produktiv an.
Trotzdem haben viele dieser Aufgaben nur wenig positiven Einfluss auf meinen Umsatz. Als Ziel habe ich mir hier fünf Prozent der Woche für diese Organisationsthemen gesetzt. Auch hier habe ich schon eine Januarauswertung gezogen, und da lag Operations bei fast zehn Prozent, genau genommen bei 9,96 Prozent. Das ist fast das Doppelte vom geplanten Anteil. Besonders viel Zeit hat dabei die Buchhaltung in Anspruch genommen.
Ich muss allerdings dazu sagen, dass gerade am Anfang des Jahres bei mir immer viele organisatorische Themen auf dem Tisch liegen. Das ist bei mir irgendwie normal. Trotzdem will ich das im Blick behalten, weil es natürlich auch ein Hinweis darauf sein kann, dass ich hier etwas umstellen könnte. Noch buche ich das erst einmal darauf, dass der Jahresanfang bei mir oft so aussieht. Beobachten will ich es trotzdem.
Abteilung 3: Marketing und Social Media
Marketing und Social Media sorgt am Ende für all das, was du so von mir kennst und von außen siehst. In diese Abteilung fallen Aufgaben wie die Mahlzeit, mein wöchentlicher Livestream immer mittwochs auf Instagram. Dazu gehört die Vorbereitung und natürlich auch das Livegehen selbst. Auch Freebies entwickeln gehört dazu, also Gratisdownloads oder kostenlose Angebote. Newsletter schreiben, Blogartikel schreiben, Stories aufnehmen und posten gehören ebenso in diese Abteilung.
Auch Karussellposts schreiben, erstellen und posten fallen darunter. Gleiches gilt für Reelskripte schreiben, Reels aufnehmen, schneiden und posten. Podcastfolgen vorbereiten und aufnehmen gehören ebenfalls dazu. Dazu kommen ManyChat Automatisierungen auf Instagram, Testroutinen, Contentplanung und der Content auf Plattformen wie Threads, YouTube, Pinterest, TikTok oder LinkedIn. Ich mache also viele Dinge in diesem Bereich.
Deshalb ist das Ziel auch, dass 22 Prozent meiner Arbeitszeit pro Woche in diese Abteilung investiert werden. Die Januarauswertung hat allerdings gezeigt, dass Marketing und Social Media 30 Prozent meiner Zeit in Anspruch genommen haben. Das liegt deutlich über dem Ziel, auch wenn es nicht so extrem ist wie in anderen Bereichen. Danach habe ich geschaut, welche dieser Aufgaben am meisten Zeit in Anspruch genommen hat. Das fand ich besonders spannend.
Der Podcast braucht am meisten Zeit, mit Vorbereitung und Aufnahme der Folgen. Erst auf Platz zwei kommt Instagram. Aus meinem Bauchgefühl heraus hätte ich das anders eingeschätzt. Jetzt kann ich das aber als Tatsache hinnehmen und mich fragen, ob sich das lohnt, ob ich dort schneller werden will, ob ich weniger machen will oder Prozesse verändern sollte. Genau diese Fragen kann ich mir nur stellen, weil ich mir anschaue, wie es in Wirklichkeit ist.
Warum Marketing ein gefährlicher Zeitfresser sein kann
Ich kann diese Realität mögen oder doof finden. Ich kann so weitermachen oder überlegen, wie ich das effizienter hinbekomme. Genau darin liegt der Wert dieser Auswertung. Marketing ist oft der Bereich, in dem Selbstständige sich komplett verlieren. Marketing ist nie fertig. Ich kann immer noch ein Reel machen, immer noch eine Story posten oder immer noch ein neues Format ausprobieren.
Es gibt dort keinen natürlichen Endpunkt. Es gibt kein klares Jetzt bin ich fertig. Genau deshalb ist Marketing fast schon gefährlich. Ich würde sagen, es ist geradezu ein Bereich, in dem man sich mühelos komplett verlieren kann. Für mich ist es deshalb wichtig, hier klare Grenzen zu haben.
Abteilung 4: Sales
Sales ist bei Kunst & Brot eine eigene Abteilung mit neun Prozent der wöchentlichen Arbeitszeit. Ich brauche Sales auch als eigene Abteilung, obwohl ich Sales liebe. Gerade deshalb passiert es manchmal, dass mir dieser Bereich durchrutscht oder ich ihn fast vergesse. Sobald mein Marketing gut läuft oder genug in der Pipeline ist, also genug Anfragen da sind, ignoriere ich Sales manchmal ein wenig. Dabei gehören Aufgaben wie Erstgespräche führen ganz klar in diese Abteilung.
Auch Affiliate Programme nutzen, um Umsatz zu machen, gehört dazu. Angebote schreiben und Salespages erstellen fallen ebenfalls in diesen Bereich. Sales ist bei mir oft die Abteilung, die ein bisschen untergeht, weil ich so viel über Content und Marketing mache. Dadurch verschwimmt es oft ineinander und ist nicht trennscharf. Genau das hat sich auch gezeigt, als ich mir im Januar die Auswertung angeschaut habe.
Sales lag bis jetzt bei nicht einmal einem Prozent. Gleichzeitig lag Marketing deutlich höher. Das zeigt ziemlich klar, dass ich im Januar viel Sales über Marketing gemacht habe. Das ist nicht schlimm, aber ich will da achtsam bleiben und genau hinschauen. Entweder läuft Sales bei mir tatsächlich implizit über Content und Community, zum Beispiel über Sales Stories, die unter Marketing fallen, oder ich lasse hier Potenzial liegen.
Genau deshalb mache ich diese Zeiterfassung. Ich kann mir den ganzen Tag erzählen, wie viel ich aktiv verkaufe. Wenn ich dann sehe, dass ich im Januar faktisch kaum aktive Saleszeit eingeplant oder geblockt habe, dann ist das eben die Realität. Gegen gefühlte Wahrheiten helfen manchmal nur Zahlen. Und Zahlen diskutieren nicht mit mir.
Abteilung 5: Geschäftsführung und Strategie
Geschäftsführung und Strategie ist die Abteilung, die schnell nach unsichtbarer Arbeit aussieht. Es ist auch die Abteilung mit den Aufgaben, die ich lange gar nicht als Arbeitszeit erfasst habe. Ein weiteres Problem, das ich inzwischen erkannt habe. Hier erledige ich Aufgaben wie Wochenplanung, Monatsplanung, Quartalsplanung und Jahresplanung. Auch Aufgaben an meine Mitarbeiterin zu delegieren gehört dazu.
Weiterbildungen im Businessbereich oder kreative Weiterbildungen fallen ebenfalls in diese Abteilung. Dazu kommen SOPs erstellen, also Standard Operating Procedures, und diese überarbeiten oder optimieren. Alles rund um Branding und Positionierung gehört hierher. Reflexion, Review und Rückblick sind ebenfalls Teil dieser Abteilung. Auch Austausch mit anderen zählt dazu, etwa in einer Mastermind oder in Gesprächen über FaceTime.
Diese Abteilung macht das Business für mich erwachsen. Hier entscheide ich, welche Angebote bleiben oder ausgebaut werden. Hier schaue ich mir Zahlen an, plane und treffe Entscheidungen. Vieles von dem, womit ich mir das Leben leichter machen will, passiert genau hier. Das Ziel liegt bei zehn Prozent meiner Arbeitszeit, und in der Januarauswertung lag die Zeit bei 11,32 Prozent, also ziemlich nah dran.
Seit 2026 erfasse ich auch zum ersten Mal den Austausch mit anderen Selbstständigen als Arbeitszeit. Ich habe gemerkt, dass dieses Netzwerk, das Sprechen mit anderen und das Lernen von anderen einen echten Unterschied für meine Arbeit macht. Es ist wichtig für mich und wichtig für meine Seele. Gleichzeitig macht es auch für Kunst & Brot einen Unterschied. Das passt gut zu meiner Folge über Einsamkeit und zu der Folge über meine Schwächen, in der ich auch gesagt habe, dass ich über Dinge sprechen muss, um Klarheit zu bekommen.
Abteilung 6: Produktentwicklung
Produktentwicklung klingt richtig nach Fabrik, oder? Trotzdem ist Produktentwicklung ein Bereich, den ich in 2024 und 2025 fast komplett vernachlässigt habe. Diese Abteilung verschwindet oft, weil die Leistungserbringung, die gleich noch kommt, viel mehr Raum einnimmt. In der Produktentwicklung erstelle und konzipiere ich neue Angebote. Dazu gehört aber auch, Inhalte für die Masterclass im Artist Business Club zu erstellen und die Präsentation dafür vorzubereiten.
Auch die Expertinnenrunde im Artist Business Club vorbereiten oder ein Q and A vorbereiten gehört hier hinein. Ebenso fallen Workshops und Vorträge, die ich gebe, in diesen Bereich, wenn es um ihre Vorbereitung geht. Für 2026 ist das Ziel, dass 18 Prozent meiner Arbeitszeit in diese Abteilung fließen. Das ist mir wichtig, weil ich diesen Bereich in den letzten zwei Jahren zu sehr vernachlässigt habe. Ich will hier wieder deutlich mehr tun.
Produktentwicklung sorgt in Zukunft für Umsatz durch neue Angebote und Inhalte. Sobald diese Abteilung zu klein wird, lebt Kunst & Brot irgendwann nur noch davon, dass ich abarbeite, was ohnehin schon da ist. Darauf habe ich wenig Lust. Im Januar lag die Produktentwicklung bei zwölf Prozent, also unter dem Zielwert von 18 Prozent. Das liegt vor allem daran, dass ich im Januar noch nicht viel für neue Angebote gemacht habe.
Es ging im Januar vor allem um die Masterclass für den Artist Business Club. Neue Angebote waren noch nicht so sehr dran. Ab Februar wird das ganz anders aussehen, das kann ich jetzt schon sagen. Genau deshalb ist diese Auswertung für mich hilfreich. Sie zeigt nicht nur Probleme, sie zeigt mir auch sehr klar, wo sich in den nächsten Monaten etwas verschieben wird.
Abteilung 7: Leistungserbringung
Die letzte Abteilung ist die Leistungserbringung. Das ist für mich der größte Block und die größte Abteilung mit einem Ziel von 32 Prozent meiner Arbeitszeit. Hier passiert alles, was gebucht ist und was ich ausliefere. Das heißt, ich halte und bereite die Masterclass im Artist Business Club nach, ich halte das Q and A live und bereite es nach, ich halte die Expertinnenrunde live und bereite auch sie nach. Auch die Contentpläne für den Artist Business Club schreibe ich hier.
Dazu kommen Workshops, die ich gebe, und der gesamte E Mail Support im 1 zu 1 Mentoring. Auch Termine im 1 zu 1 Mentoring oder im Business Boost gehören in diese Abteilung. Das ist am Ende der Kern meiner Arbeit. Genau hier passiert das, weshalb ich mich selbstständig gemacht habe. Deshalb muss diese Abteilung groß sein und viel Zeit einnehmen.
Hier passiert das, wofür Menschen bei mir bezahlen und warum sie bei Kunst & Brot bleiben. Im Januar lag die Leistungserbringung bei knapp 28 Prozent, genau genommen bei 27,37 Prozent. Aktuell ist dieser Bereich sehr stark durch Aufgaben rund um das 1 zu 1 Mentoring ausgelastet. Genau das erklärt übrigens auch, warum die Sales-Abteilung so wenig Zeit bekommen hat. Meine 1 zu 1 Begleitung ist voll.
Dadurch kann ich hier gerade gar nichts proaktiv verkaufen. Ich muss keine Angebote schreiben, weil es schlicht keine freien Plätze gibt. Wenn es keine Plätze gibt, brauche ich dafür auch kein Sales zu machen. Im Januar war ein Großteil dieser Zeit in der Leistungserbringung also schon mit 1 zu 1 gefüllt. Deshalb konnte Sales gar nicht mehr viel Raum bekommen.
Was der Abgleich zwischen Planung und Realität zeigt
Dieser Abgleich zwischen Planung und Realität ist für mich immer der spannendste Teil. Die Januar-Auswertung ist für mich ein erstes Feedback. Januar ist bei mir nicht wirklich ein repräsentativer Monat, aber trotzdem zeigt sich schon einiges sehr deutlich. Marketing braucht mehr Zeit als geplant, Operations nimmt mehr Zeit ein als geplant, und auch Key Account Management ist höher als geplant. Sales liegt dagegen viel niedriger als geplant, Leistungserbringung etwas niedriger und Produktentwicklung ebenfalls.
Für mich ist diese Verschiebung im Januar erst einmal logisch. Der Jahresanfang bringt bei mir oft mehr Organisationskram mit sich. Es wird mehr geplant, aufgesetzt, sortiert und vorbereitet. Gleichzeitig will ich achtsam bleiben. Wenn ich ungefiltert so weitermache, stehe ich irgendwann da und denke, Marketing frisst meine ganze Zeit, Operations frisst meine ganze Zeit, und am Ende wundere ich mich, warum mein Umsatz nicht so wächst, wie er könnte, obwohl ich doch so viel arbeite.
Diese sieben Abteilungen geben mir auch mental eine gute Struktur. Sie helfen mir, Aufgaben nicht permanent emotional zu bewerten, sondern in ihrer Funktion zu erkennen. Dadurch bekommen diese Aufgaben eine andere Bedeutung. Buchhaltung ist dann nicht mehr einfach nervig, sie ist Operations. Reels sind dann nicht mehr dieses Jetzt muss ich noch Content machen, sie sind Marketing. E Mails bedeuten dann nicht mehr nur Schon wieder mein Postfach, sie stehen für Customer Relations und Beziehungsaufbau.
Warum diese Struktur auch mental entlastet
Sobald ich Aufgaben in diese Abteilungen packe, kann ich viel nüchterner darauf schauen. Ich erkenne auch viel klarer den Wert der einzelnen Aufgaben und worauf sie einzahlen. Ich sehe schneller, woran ich gerade am meisten arbeite. Ich sehe schneller, wo ich vielleicht ein bisschen zu lange brauche. Und ich erkenne sogar schneller, warum ich abends müde bin.
Müdigkeit kommt bei mir oft nicht von viel Arbeit. Viel arbeiten macht mir überhaupt nichts aus. Müdigkeit kommt bei mir viel eher von zu vielen Abteilungswechseln an einem Tag und von zu wenig Fokus. Genau das habe ich erkannt. Jetzt sehe ich in Toggl auch, wie oft ich zwischen Abteilungen hin und her springe, und kann das besser strukturieren oder aufräumen.
Diese Struktur hilft mir auch, Dinge, Aufgaben oder Prozesse loszulassen, die mir nicht mehr dienen. Wenn ich sehe, dass irgendeine Aufgabe ständig Zeit frisst und wenig Effekt hat, kann ich entscheiden, ob ich sie verändere oder komplett streiche. Wenn ich sehe, dass eine Abteilung zu groß wird und zu viel Zeit einnimmt, kann ich Grenzen setzen. Vielleicht kann ich auch etwas abgeben. Wenn eine Abteilung zu klein wird oder gar keine Zeit mehr bekommt, kann ich sie wieder ernster nehmen.
Vielleicht ist das auch für dein Kunstbusiness hilfreich
Vielleicht kann diese Denkweise auch für dein Kunstbusiness hilfreich sein. Dafür brauchst du zuerst eine ehrliche Frage an dich selbst: In welchen Abteilungen arbeitest du eigentlich, vielleicht sogar ohne es zu merken? Auch ein Kunstbusiness besteht aus Abteilungen, selbst wenn du ganz allein bist. Wenn du alle Aufgaben diesen Abteilungen zuordnest, siehst du auf einmal, warum alles so voll ist. Dann wird sichtbar, warum dein Tag so voll ist und vor allem, warum dein Kopf so voll ist.
Du erkennst auch, was deine Zeit geradezu frisst. Du siehst, was du nur machst, weil es sich halt gehört oder weil es Gewohnheit ist. Genau dann kannst du anfangen, das zu hinterfragen. Viele Kreative sind gleichzeitig Produktion, Marketing, Vertrieb, Kundenservice, Buchhaltung, Strategie und Produktentwicklung. Kein Wunder, dass der Kopf sich dann anfühlt wie ein Browser mit achtzig offenen Tabs. So fühlt sich mein Kopf jedenfalls sehr oft an.
Probier das mit diesen klaren Abteilungen ruhig einmal aus, wenn du einen besseren Überblick bekommen willst. Zeitfresser werden sichtbar. Aufgaben, die sich wichtig anfühlen, aber keinen echten Einfluss haben, werden sichtbar. Aufgaben, die du aus Gewohnheit machst, oder für professionell hältst, die dich aber eigentlich erschöpfen und gar nicht zu dir passen, werden ebenfalls sichtbar. Genau dadurch kannst du Dinge viel leichter loslassen.
Unsichtbare Aufgaben lassen sich schwer ändern. Sichtbare Aufgaben kannst du bewusst gestalten und hinterfragen. Genau so mache ich das mit diesen ganzen Dingen. Kunst & Brot funktioniert in 2026 also wie eine normale Firma mit verschiedenen Teams, und ich arbeite in all diesen Teams selbst. Ich will bewusst entscheiden, wie ich meine Zeit einsetze und wie viel Zeit wo hinein fließt.
Bewusst entscheiden statt nur reagieren
Jedes dieser Teams hat klar definierte Aufgaben, und für jedes Team ist festgelegt, wie viel meiner Arbeitszeit in diese Aufgaben fließen sollte. Das Ziel dahinter ist, dass ich bewusst entscheide, wie viel Zeit wo hineinfließt und wie ich meine Zeit verbringe. Ich will mehr Zeit damit verbringen, Geld zu verdienen und gebuchte Leistungen zu erbringen, als damit, Organisatorisches zu erledigen oder Reels aufzunehmen. Genau dafür habe ich diese Struktur aufgebaut.
Diese Folge sollte dir einen Einblick geben, wie ich das jetzt angehe und wie ich dieses System aufgesetzt habe. Jedes Business besteht aus Abteilungen, auch wenn du allein bist. Erst wenn du diese Abteilungen wirklich siehst, kannst du anfangen, bewusst Entscheidungen zu treffen. Dann reagierst du nicht mehr nur. Dann fühlst du dich vielleicht auch ein bisschen weniger chaotisch, weil du endlich sehen kannst, warum es sich oft so anfühlt.
